Datenschutz – Allgemeiner Hinweis

Als Anbieter von Dienstleistungen als Treuhänder und Betreiber der korrespondierenden Webseite nehmen wir den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieses Datenschutzhinweis.

Wenn Sie unsere Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Der vorliegende Datenschutzhinweis erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

 

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website und in unserem Treuhandbüro?

Die Datenverarbeitung auf unserer Website erfolgt durch den Webseiteninhaber: 

Hitz Treuhand GmbH

Andrea Hitz

Sonnenbühlstrasse 14

8181 Höri

Schweiz

E-Mail: andrea.hitz@hitz-treuhand.ch

Telefon: +41 79 247 41 06

 

Wie erfassen wir Ihre Daten? 

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z.B. um Daten handeln, die Sie in unserem Kontaktformular eingeben oder Sie uns in unserem Büro diese Daten zur Verfügung stellen.

 

Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere genutzten IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z.B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie unsere Website betreten.

 

Was passiert bei der Nutzung der Webseite, den sogenannten Cookies

• Die Internetseiten verwenden teilweise so genannte Cookies. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert.
• Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte “Session-Cookies”. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.
• Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein. 
• Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs oder zur Bereitstellung bestimmter, von Ihnen erwünschter Funktionen erforderlich sind, werden auf Basis der gesetzlichen Grundlage gespeichert. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der Speicherung von Cookies zur technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung seiner Dienste. Soweit andere Cookies (z.B. Cookies zur Analyse Ihres Surfverhaltens) gespeichert werden, werden diese in dieser Datenschutzerklärung gesondert behandelt.

Was passiert mit den Daten bei der Nutzung des Kontaktformulars auf dieser Webseite?

• Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.
• Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt somit ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung, die mit der Nutzung des Kontaktformulars für die eingegebenen Daten gilt. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt von dem Widerruf unberührt.
• Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Was bedeutet SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung auf dieser Webseite?

• Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie z.B. Anfragen die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von “http://” auf “https://” wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.
• Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Welche Daten bearbeiten wir in unserem Treuhandbüro?

Wir bearbeiten verschiedene Kategorien von Daten. Die wichtigsten Kategorien finden Sie zu Ihrer Orientierung nachstehend. Im Einzelfall können wir aber auch weitere Personendaten bearbeiten.

 

 Wir verarbeiten insbesondere folgende personenbezogene Daten

• Stammdaten bzw. Personendaten
  Stammdaten bzw. Personendaten sind die grundlegenden Daten über Sie, wie z.B. Anrede, Name, Adresse, Kontaktdaten oder Geburtsdatum. Wir erheben Personendaten insbesondere, wenn Sie sich für eines unserer Dienstleistung entscheiden, diese mit uns vereinbaren und wir diese für sie erbringen.
• Vertragsdaten
  Vertragsdaten sind Personendaten, die im Zusammenhang mit dem Vertragsschluss bzw. der Vertragsabwicklung anfallen, z.B. Art und Dauer eines zwischen Ihnen und uns geschlossenen Dienstleistungsvertrags oder Daten, welche im Zusammenhang mit der vereinbarten Dienstleistung entsprechen im Kundenauftrag verarbeitet werden. Verträge schliessen wir vor allem mit natürlichen und juristischen Personen.
•  Steuer- und Finanzdaten
  Steuer- und Finanzdaten  sind Daten zu Steuernummer, Steuererklärungen, Steuerbescheide, Bankverbindungen
• Beschäftigungsdaten
  Beschäftigungsdaten sind Daten Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsnummern
• Buchhaltungsdaten
  Buchhaltungsdaten sind Rechnungen, Kassenbücher, betriebswirtschaftliche Auswertungen
•  Besondere schützenswerte Daten
  Besonders schützenswerte Daten sind z. B. Gesundheitsdaten für Steuervergünstigungen, Religionszugehörigkeit für Kirchensteuer

 

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit dem Bundesgesetz über den Datenschutz (revDSG) sowie der dazugehörigen Verordnung zu folgenden Zwecken:

• Erfüllung steuerlicher und buchhalterischer Pflichten
• Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen nach Steuerrecht, Handelsrecht und Sozialversicherungsrecht
• Erfüllung vertraglicher Pflichten im Rahmen des Mandatsverhältnisses
• Wahrung berechtigter Interessen, insbesondere zur Mandatsabwicklung und zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen

Falls besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit) verarbeitet werden, erfolgt dies nur bei gesetzlicher Verpflichtung oder mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

Wie bearbeiten wir besonders schützenswerte Daten?

Bestimmte Arten von Personendaten gelten datenschutzrechtlich als «besonders schützenswert». Je nach Konstellation können auch weitere Kategorien von Personendaten solche besonders schützenswerten Personendaten umfassen (z.B. Angaben über die Religionszugehörigkeit in den Stammdaten, die im Zusammenhang mit der Erbringung der vereinbarten Dienstleistung von Bedeutung sein können).  

 

Wir bearbeiten besonders schützenswerte Personendaten in der Regel nur dann, wenn es für die Erbringung einer Dienstleistung erforderlich ist, Sie uns diese Daten von sich aus bekannt gegeben haben oder Sie in die Bearbeitung eingewilligt haben. Wir können besonders schützenswerte Personendaten ausserdem bearbeiten, wenn dies zur Rechtswahrung oder Einhaltung von in- oder ausländischen Rechtsvorschriften erforderlich ist, die entsprechenden Daten von der betroffenen Person offensichtlich öffentlich bekanntgegeben wurden oder das anwendbare Recht ihre Bearbeitung sonst zulässt.

 

Wir können besonders schützenswerte Personendaten z.B. in folgenden Fällen bearbeiten:

Grundsätzlich im Rahmen der Erbringung einer mit uns vereinbarten Dienstleistung

 

Buchhaltung

• Belegverarbeitung
• Führen Ihrer Finanzbuchhaltung
• Führen Ihrer Betriebsbuchhaltung
• Führen von Buchhaltungen (sortieren, kontieren und verbuchen) extern beim Kunden oder intern auf dem firmeninternen EDV-Systemen (CashCtrl, Bexio & Abacus)
• Erstellen Ihrer Mehrwertsteuerabrechnung
• Erstellen Ihres Quartals-, Semester- und/oder Jahresabschlusses

Steuern

Die Steuerunterlagen werden dem Treuhandbüro physisch oder elektronisch zugestellt, verarbeitet und per A-Post oder per Einschreiben zurückgeschickt oder persönlich retourniert.

• Ausfüllen Ihrer Steuererklärung als natürliche Person
• Ausfüllen Ihrer Steuererklärung als juristische Person 
• Administration
• Lohnbuchhaltung/Lohnverarbeitung
  Führen Ihrer Lohnbuchhaltung inkl. allen Abrechnungen (AHV, FAK, NBU, BVG, etc.)
  Die Lohnmutationen werden dem Treuhandbüro monatlich per Mail, WhatsUp oder Telefon zugestellt, werden verarbeitet und die  erstellten Lohnabrechnungen per verschlüsseltem IncaMail (Post) oder per A-Post / per Einschreiben an den Kunden versendet. 

• Erledigen Ihres Zahlungsverkehrs
• Steuererklärungen
•  Zur Weitergabe an Steuerbehörden:  Auf Basis eines expliziten Auftrags des Kunden können wir die erforderlichen Daten zu einem spezifischen Thema erstellen und an eine definierte behördliche Kontaktperson / Behörde zur Verfügung stellen. Dies erfolgt  nur im Auftrag und in Abstimmung mit dem Kunden. Für die Übermittlung dieser Informationen nutzen wir den verschlüsselten IncaMail-Service der Post.
  Wir möchten die Voraussetzungen zur Einhaltung rechtlicher Anforderungen schaffen. Wir bearbeiten Personendaten deshalb auch, um rechtliche Pflichten einzuhalten und Verstösse zu verhindern und aufzudecken. Dazu gehören z.B. die Entgegennahme und Bearbeitung von Beschwerden und anderen Meldungen, die Einhaltung von Anordnungen eines Gerichts oder einer Behörden sowie Massnahmen zur Aufdeckung und Abklärung von Missbrauchen. 
• Kreditorenzahlungen
  Die Kreditoren-Rechnungen werden dem Treuhandbüro von den Kunden per Post /Mail zugesendet oder werden persönlich beim Kunden abgeholt. Diese werden dann gemäss Zahlungsauftrag verarbeitet. Die korrespondierenden Belege werden entweder gemäss Vereinbarung zurückgeschickt  oder für die Weiterverarbeitung in der Buchhaltung sicher aufbewahrt.
  Für die Durchführung von Zahlung von Kreditoren-Rechnungen bestehen gesonderte Vereinbarung, welche Andrea Hitz dazu autorisieren, mit einem entsprechenden kundenspezifischen Bankzugang diese Aufträge nach Absprache und Genehmigung durchzuführen bzw. mit vom Kunden unterzeichneten Zahlungsaufträgen diese im Namen des Kunden zu erledigen.
• Erbringung der Treuhänder-Dienstleistungen beim Kunden
  Nach Vereinbarung werden die Dienstleistungen in den Räumlichkeiten des Kunden vor Ort erbracht. In diesen Fällen verbleiben Daten und Belege bis zum Ende des Jahres in der Obhut des Kunden. Zur Erbringung von Steuererklärungen werden die notwendigen Akten temporär in das Treuhandbüro überführt und nach der Erstellung der Steuererklärungen durch Andrea Hitz entsprechend an den Kunden retourniert.
• Belegaufbewahrung
  Alle physischen Belege werden gemäss den Vereinbarungen mit dem jeweiligen Kunden bis nach der Verarbeitung bzw. nach der Verarbeitung bis Ablauf des Kalenderjahres / bzw. Erstellen des Jahresabschlusses im Treuhandbüro unter Berücksichtigung angemessener Sicherheitsvorkehrungen gelagert. Danach werden die originalen Belege an den Kunden per Post retourniert oder persönlich übergeben.
  Alle elektronischen Daten werden auf einer physikalischen MyCloudbox gespeichert und gelagert.
• Abrechnung erbrachter Dienstleistungen
   Zur Abrechnung der für Sie erbrachten Dienstleistungen erfassen wir ihre Stammdaten sowie Informationen zum Grund, Art und Dauer der erbrachten Dienstleistung im Abrechnungsprogramm verarbeitet.
• Einhaltung rechtlicher Anforderungen
  Zur Einhaltung rechtlicher Anforderungen gehören insbesondere: die Administration und Aufbewahrung von Belegen und Kundendaten; die Offenlegung von Informationen und Unterlagen an Behörden, wenn wir dazu rechtlich berechtigt oder verpflichtet sind; die Mitwirkung bei externen Untersuchungen z.B. durch eine Strafverfolgungs- oder Aufsichtsbehörde;  die Gewährleistung der rechtlich gebotenen Datensicherheit; Sicherheit und Prävention.
  Wir möchten Ihre und unsere Sicherheit gewährleisten und Missbräuchen vorbeugen. Wir bearbeiten Personendaten deshalb auch zu Sicherheitszwecken, zur Gewährleistung der IT-Sicherheit, zur Diebstahls-, Betrugs- und Missbrauchsprävention und zu Beweiszwecken. Dies kann alle in genannten Personendatenkategorien betreffen. Diese Daten können wir für die genannten Zwecke erfassen, auswerten und speichern.
  Der Zweck der Sicherheit und Prävention umfasst z.B.: das Vorbeugen, Abwehren und Aufklären von Cyberangriffen und Malware-Attacken; Kontrolle der Zugänge zu elektronischen Systemen (z.B. Logins bei Benutzerkonten); Dokumentationszwecke und Anlegen von Sicherheitskopien.
• Rechtswahrung
  Wir möchten in der Lage sein, unsere Ansprüche durchzusetzen und uns gegen Ansprüche anderer zu verteidigen. Wir bearbeiten Personendaten deshalb auch zur Rechtswahrung, z.B., um Ansprüche gerichtlich, vor- oder aussergerichtlich und vor Behörden im In- und Ausland durchzusetzen oder uns gegen Ansprüche zu verteidigen. Dabei bearbeiten wir je nach Konstellation unterschiedliche Personendaten, z.B. Kontaktdaten sowie Angaben über Abläufe, die zu einer Auseinandersetzung Anlass gegeben haben oder geben könnten.
  Zum Zweck der Rechtswahrung gehört insbesondere: die Abklärung und Durchsetzung unserer Ansprüche, wozu auch Ansprüche mit uns verbundener Vertrags- und Geschäftspartner gehören können; die Abwehr von Ansprüchen gegen uns, unsere Mitarbeiter, mit uns verbundene Unternehmen und gegen unsere Vertrags- und Geschäftspartner; die Abklärung von Prozessaussichten und anderer rechtlicher, wirtschaftlicher und sonstiger Fragen; die Teilnahme an Verfahren vor Gerichten und Behörden im In- und Ausland. Beispielsweise können wir Beweise sichern, Prozessaussichten abklären lassen oder bei einer Behörde Unterlagen einreichen. Es kann auch sein, dass Behörden uns auffordern, Unterlagen offenzulegen, die Personendaten enthalten

 

Welche Software nutzen wir zur Erbringung der angebotenen Dienstleistungen?

•  Comatic AG (Mietlizenz)
• CashCTRL (Kundenspezifische Version)
• Bexio AG (Kundenspezifische Version)
• Steuerprogramme der Kantone 
• Outlook mit IncaMail (Mietlizenz)

Wie schützen wir Personendaten?

• Wir treffen angemessene Sicherheitsmassnahmen technischer und organisatorischer Natur, um die Sicherheit Ihrer Personendaten zu wahren, um sie gegen unberechtigte oder unrechtmässige Bearbeitungen zu schützen und der Gefahr des Verlusts, einer unbeabsichtigten Veränderung, einer ungewollten Offenlegung oder eines unberechtigten Zugriffs entgegenzuwirken. 
• Wie alle Unternehmen können wir Datensicherheitsverletzungen aber nicht mit letzter Sicherheit ausschliessen; gewisse Restrisiken sind unvermeidbar.
• Zu den Sicherheitsmassnahmen technischer Natur gehören z.B. die Nutzung einer verschlüsselten E-Mail-Kommunikation sowie Zugriffsbeschränkungen zu Dokumenten und IT-Systemen.
• Sicherheitsmassnahmen organisatorischer Natur umfassen z.B. Weisungen an unsere Mitarbeiter, Vertraulichkeitsvereinbarungen und Kontrollen. Wir verpflichten auch unsere Auftragsbearbeiter dazu, angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen zu treffen 

 

Wie lange bearbeiten und speichern wir Personendaten?

Wir bearbeiten und speichern Ihre Personendaten nur 

• solange sie einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen. 
• solange dies für die Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten notwendig ist. Steuerrechtliche und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten betragen in der Regel 10 Jahre (Art. 958f OR).
• solange wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung haben. Das kann insbesondere dann der Fall sein, wenn wir Personendaten benötigen, um Ansprüche durchzusetzen oder abzuwehren, zu Archivierungszwecken und zur Gewährleistung der IT-Sicherheit;
• In der Regel bitten wir zu Beginn der Vertragsbeziehung um Ihre Einwilligung, wenn wir Personendaten im Rahmen der vereinbarten Dienstleistung erheben.
• Nach Ablauf der genannten Fristen retournieren wir die Daten und Belege oder löschen die entsprechenden Personendaten.

Welche Rechte haben Sie im Zusammenhang mit der Bearbeitung Ihrer Personendaten?       

• Das anwendbare Datenschutzrecht gewährt Ihnen unter bestimmten Umständen das Recht, der Bearbeitung Ihrer Daten zu widersprechen und weiterer berechtigter Interessen an der Bearbeitung.

  Soweit die jeweils anwendbaren Voraussetzungen erfüllt und keine gesetzlichen Ausnahmen anwendbar sind, haben Sie zudem folgende Rechte:

  • das Recht, von uns Auskunft zu verlangen, ob und welche Daten wir von Ihnen bearbeiten (Art. 25 revDSG);
  • das Recht, unrichtige Personendaten korrigieren zu lassen (Art.  32 revDSG);
  • das Recht, die Löschung Ihrer Personendaten zu verlangen (Art. 32 revDSG);
  • das Recht, von uns die Herausgabe bestimmter Personendaten in einem gängigen elektronischen Format oder ihre Übertragung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
  • das Recht, eine Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, soweit eine Bearbeitung auf einer Einwilligung beruht;
  • das Recht, auf Nachfrage weitere Informationen zu erhalten, die für die Ausübung dieser Rechte hilfreich sind.

Bitte beachten Sie, dass diese Rechte im Einzelfall ggf. eingeschränkt oder ausgeschlossen sein können, z.B. wenn Zweifel an der Identität bestehen oder dies zum Schutz anderer Personen, zur Wahrung von schutzwürdigen Interessen oder zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

 

Sie können die wichtigsten der oben genannten Rechte ausüben, indem Sie uns unser Datenschutz Kontaktformular (siehe unten)  nutzen oder uns direkt kontaktieren. Dies umfasst sowohl den Falls,  dass eines Ihrer Rechte ausüben wollen oder wenn Sie Fragen zur Bearbeitung Ihrer Personendaten haben.

 

Es steht Ihnen auch frei, bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen, wenn Sie Bedenken haben, ob die Bearbeitung Ihrer Personendaten rechtskonform ist.

Zuständige Aufsichtsbehörde in der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).

 

Wie können Sie uns kontaktieren?

Bei Fragen zu diesem Datenschutzhinweis oder zur Bearbeitung Ihrer Personendaten können Sie unter den auf seiner Webseite aufgeführten Kontaktangaben kontaktieren.

Sie können uns jeweils auch gerne wie folgt kontaktieren:

Hitz Treuhand GmbH

Andrea Hitz

Sonnenbühlstrasse 14

8181 Höri

Schweiz

E-Mail: andrea.hitz@hitz-treuhand.ch

Telefon: +41 79 247 41 06

 

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann im Lauf der Zeit angepasst werden, insbesondere, wenn wir unsere Datenbearbeitungen ändern oder wenn neue Rechtsvorschriften anwendbar werden. Wir informieren Personen, deren Kontaktangaben bei uns registriert sind, bei erheblichen Änderungen aktiv über solche Änderungen, wenn das ohne unverhältnismässigen Aufwand möglich ist. Generell gilt für Datenbearbeitungen jeweils der Datenschutzhinweis in der bei Beginn der betreffenden Bearbeitung aktuellen Fassung.

 

Datenschutzhinweis – Versionierung

Aktuelle Version 1.2. Höri 01.03.2025a